Das RAA wurde 1998 am (heutigen) Department Germanistik und Komparatistik der Friedrich-Alexander-Universität ins Leben gerufen und wird von dort bis heute betreut. Es versteht sich als globales Nachweisprojekt, das die Nutzung von Stammbüchern für verschiedene kulturwissenschaftliche Fragestellungen fördern und erleichtern soll.

Die Mitarbeit am Projekt und dessen Koordination erfolgen auf rein ehrenamtlicher Basis. Abgesehen von vereinzelten Anschubfinanzierungen in der Vergangenheit handelt es sich um ein Projekt aus Eigenmitteln. Beiträger sind neben freiwilligen Mitarbeitern aus dem Umfeld der Universität und der Personengeschichtsforschung Bibliothekare, Archivare und Museumswissenschaftler sowie Privatleute, die die ideellen und praktischen Ziele des RAA unterstützen. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit hat sich mit zahlreichen Institutionen entwickelt, die ihre einschlägigen Daten für das RAA zur Verfügung stellen.

Die RAA-Datenbanken waren von Beginn bis November 2018 auf einem Server des Regionalen Rechenzentrums Erlangen (RRZE) gehostet, von wo das Projekt auch wertvolle Unterstützung erfahren hat. Seit Juli 2018 besteht eine Kooperation mit der Gesellschaft für Familienforschung in Franken e.V., die weitreichende neue technische Möglichkeiten eröffnet hat und den Datenbestand dauerhaft sichern wird.