Ursprünglich wurde das RAA als reines Rechercheinstrument für Stammbücher als Medieneinheiten konzipiert. Hinzugekommen sind im Laufe der Weiterentwicklung Angaben zur Herkunft des Halters, zu seinem sozialen Stand und zur späteren Karriere, so daß inzwischen auch die Suche nach bestimmten Herkunftsorten oder Berufsgruppen (etwa aus Braunschweig oder stud. theol. oder Maler) möglich ist. Die Vernetzung mit biographischen Angeboten im Internet und mit den Personendatensätzen der Gemeinsamen Normdatei (GND) bei der Deutschen Nationalbibliothek wird sukzessive nachgeführt.

Die erfaßten Alben werden - soweit entsprechende Informationen vorliegen - nach folgenden 17 Kategorien aufgeschlüsselt:

Bei der Eingabe in die Suchmaske bitte beachten:

• Die vorgegebenen Kategorien können beliebig ausgewählt und kombiniert werden.
• In jedes Feld können mehrere Suchbegriffe eingegeben werden, nach denen gleichzeitig gesucht wird (z.B. Vornamen und Nachnamen). Trunkierung ist möglich: durch Eingabe eines Asterisk (*) werden beliebig viele Buchstaben gesucht (Neuen* => Neuenburg, Neuenfels, Neuenstadt ...).
• Verknüpfungsoptionen zwischen den Feldern:
  • Bei der Wahl der Option und werden Datensätze gesucht, in denen alle eingegebenen Suchbegriffe enthalten sind.
  • Die Option oder berücksichtigt Datensätze, in denen einer der angegebenen Suchbegriffe enthalten ist.
  • Die Option und nicht schließt Datensätze mit dem angegebenen Suchbegriff aus der mittels eines weiteren Suchbegriffs definierten Menge aus.
• Umlaute und Sonderzeichen werden nicht aufgelöst, sofern sie auf einer QWERTZ-Tastatur direkt ansteuerbar sind (also: Suche nach Nürnberg statt Nuernberg); diakritische Zeichen werden hingegen nicht angegeben (also Suche nach Orleans statt Orléans).
• Anonyme Halter sind unter NN erfaßt.
• Ausländische Ortsnamen werden prinzipiell in der deutschen Version benutzt, sofern eine solche gebräuchlich ist.
• Wählbar sind unterschiedliche Sortier- und Ausgabeoptionen, die die Weiterarbeit mit den Daten erheblich erleichtern können. Voreingestellt sind die Optionen Aufsteigend und Liste.

Ausgabe der Suchergebnisse:

• Verlinkungen nach außen:
  • Biographica: Link auf externe Internetangebote mit biographischen Angaben.
  • Normdaten: Link auf die Gemeinsame Normdatenbank (GND) der Deutschen Nationalbibliothek.
  • URL: Link auf ein Katalogisat des Bestandshalters oder eine Beschreibung im Internet.
  • Digitalisat: Link zu einer Verfilmung des Gesamtalbums, in der Regel von der verwahrenden Bibliothek bereitgestellt.
• Verlinkungen intern:
  • Details: Link zur Auflistung der Einträge in der RAA-Eintragsdatenbank.
  • Digitalisat: Für kleinere Bibliotheken oder Privatsammler übernimmt auf Wunsch auch das RAA ein kostenloses Hosting einschlägiger Digitalisate.
• Verlinkungen von außen:
  • Perma-Link: am Ende jedes Datensatzes. Das Symbol rechts davon speichert den Perma-Link, um ihn in ein eigenes Dokument zu kopieren. Mit ihm kann der betreffende Datensatz direkt und dauerhaft angesteuert werden.
  • Beacons: Datensätze, die über einen Normdaten-Link verfügen, bieten automatisch einen Beacon zur Vernetzung mit anderen biographisch-dokumentarischen Angeboten.